Niente più sedie in riunione: va al sodo solo chi resta in piedi

[L’articolo a firma di Nicola Antonello è estratto dal magazine di Confartigianato Varese Imprese e Territorio che è possibile leggere QUI nella versione integrale]

Quante volte, dopo una riunione di lavoro, si ha la sensazione di aver perso tempo? Specialmente quando sul tavolo sono finiti solo problemi, sfoghi e lamentele. E, di soluzioni, ben poche. È per questa ragione che in alcune multinazionali hanno sperimentato le riunioni aziendali in piedi. Niente più poltrone dove sprofondare, ronfare, pensare a tutt’altro ma una più scomoda posizione eretta.

Lo racconta Massimo Ramponi, docente all’università Liuc Cattaneo e consulente aziendale con esperienza ventennale nel campo della pianificazione di progetti. «Con questa soluzione hanno risolto il problema. Si svolgono riunioni magari più frequentemente ma, stando in piedi, si velocizzano. Dopo venti minuti in posizione eretta, si va al sodo». Oppure si agisce sulla leva economica: «In un’altra grande azienda – aggiunge – si è deciso che chi convoca la riunione su un progetto, si accolla il budget orario di ciascun partecipante. E così, prima di chiamare dieci persone per una riunione potenzialmente inutile, si valuta la questione più e più volte».

NIENTE ORDINE DEL GIORNO, SOLO IMPROVVISAZIONE
Insomma, sul time management e sulle perdite di tempo in generale, qualcosa si sta muovendo, anche perché secondo Ramponi, «in Italia la situazione è drammatica. Nelle riunioni non c’è ordine del giorno, si va e si discute a braccio, correndo spesso dietro ai problemi di stretta attualità. Ovviamente in questo modo si perde del tempo. In questo scenario, sono invece rare le riunioni fondamentali: dal face to face per lo start up dei progetti, all’analisi che servirebbe alla fine».

TUTTO E SUBITO NON È PRODUTTIVO
D’altronde, «come essere umani preferiamo i risultati concreti e visibili nell’immediato, rispetto a risolvere questioni complesse, in cui i frutti si vedranno solo a lungo termine».

Eppure la complessità, come notano ogni giorno gli imprenditori, pare un futuro che è già presente: «Fino a qualche anno fa si aveva un capo – conclude Ramponi – e quella persona ti dava un compito da raggiungere in un determinato tempo. Ora ci sono più capi, più obiettivi e tutti vogliono essere la priorità. Ma la complessità riguarda anche le singole imprese, perché nei progetti si deve collaborare con diverse funzioni aziendali. E quello che si fatica a capire, ed è tipico proprio del time management, è che qualcuno può avere delle priorità, mentre un’altra unità organizzativa ne ha altre. Con tutti però, bisogna coesistere. Inevitabilmente».

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